كيف تدير صيدليتك بنجاح

إلى جميع الصيادلة المصريين خصوصا المقدمين على فتح صيدلية جديدة

ادارة الصيدليات فى مصر 

*******************************
(أ) تعريف بالشركات

تنقسم الشركات التى تتعامل معها الصيدليات فى جمهوريه مصر العربيه الى :
1- الشركات المصريه المحلية الحكومية : مثل شركات مصر – القاهرة – ممفيس – النيل – العربية – سيد - الإسكندرية
2- الشركات المصريه المحلية الإستثمارية : مثل شركات ايبيكو - فاركو - العامريه – سيديكو – آمون – جلوبال نابى - دلتافارم – أكتوبر فارم
3- الشركات الأجنبيه ذات الفروع الدولية المتعددة : مثل سكويب - فايزر - نوفارتس - أفينتس – جلاكسو - سيرفييه 
4- الشركات الموزعه : وتشمل الشركة المصرية لتجارة الأدوية (المؤسسة) - المتحدة للصيادلة - إبن سينا - فارما أوفر سيز – مالتى فارما – مركز التنشيط – سوفيكو - كيميفارم 
وتتولى تلك الشركات توزيع الدواء على الصيدليات
5- مخازن الدواء المرخصة (المحروق) : مثل كريم فارما
*******************************
(ب) مميزات الشركات

1- تتميز الشركات الأم بالتالى :
وجود بعض الأصناف والتى قد تكون غير متوفرة فى شركات التوزيع (النواقص)
شرائح البوانص على دواء معين تكون أعلى
نسبة خصم الدواء المنتهى الصلاحية المرتجع من الصيدليات تكون أعلى
لكن من عيوبها بطء التوصيل ووجوب الطلب من نفس منتجات الشركة

2- تتميز شركات التوزيع على الشركات الأم بالتالى :
توفير الدواء من العديد من الشركات المصنعة لأنها غير مقتصرة على شركة واحدة
وجود أفرعها فى أغلب المحافظات مما يسهل من عمليه توفر نواقص الصيدلية اليومية بعد فترة وجيزة من طلبها
لكن من عيوبها الأساسية ضعف نسبة الإرتجاع

3- تتميز الشركة المصرية لتجارة الأدوية عن غيرها من شركات التوزيع بالآتى : 
توفير ألبان الأطفال المدعمة والأدوية المدعمة 
توفير الأدوية المهدئة والمخدرة والتى لا تصرف إلا لمدير الصيدلية عن طريق جواب مباشر من إدارة الصيدليات
توفير الأدوية المستوردة ومنها الإنسولين 
وذلك بالطبع بجانب توفر باقى أصناف الادوية من أغلب الشركات المصنعة
لكن من عيوبها الأساسية أن التعامل نقدى غالبا ولا تقبل مرتجعات غالبا

4- تتميز الشركة المتحدة للصيادلة عن غيرها من شركات التوزيع بالآتى :
توفير قطرات ومراهم العين الخاصة بشركتى ألكون وثيلو كوزى وكذلك الشركات الحصرية عليها
توفر باقى أصناف الأدوية من أغلب الشركات المصنعة
سرعة التوصيل
السداد النقدى يكون بعد 40 يوما (مع الحصول على الخصم النقدى)
لكن من عيوبها الخطيرة ضعف نسبة المرتجعات (2 %) وعدم قبول مرتجعات جميع الشركات

5- مخازن الدواء المرخصة (المحروق) تتميز بالتالى :
الخصومات العالية على الأدوية 
تنوع الأصناف لجميع الشركات 
سرعة التوصيل 
لكن من عيوبها أن السداد نقدى ولا تقبل مرتجعات مطلقا

مما سبق يمكن للصيدلى المدير أو صاحب الصيدلية أن يعرف كيف يملى الشركات نواقص الصيدلية لديه وأى شركة يمكنه الإعتماد عليها فى توفير الأصناف الناقصة لديه وارتجاع التوالف
*******************************
(ج) نصائح عامة عند بدء التعامل مع الشركات 

1- عند التكويد فى شركات الدواء قطاع عام أو قطاع خاص سواء شركات التوزيع أو الشركات الأم يجب الحرص على التسجيل والتكويد بالإسم الثلاثى مع تحديد عنوان الصيدلية بدقة وهو ما يجنبك الكثير من المشاكل مع العديد من المصالح الحكومية وعلى رأسها مصلحة الضرائب والتأمينات
حيث يمنع هذا الإجراء التداخل مع أى صيدلية أخرى نظرا لتشابه الأسماء فى أى محافظة من مصر
2- إحرص دائما على طلب تعاملك السنوى من كل شركة تتعامل معها لتتفادى حيل بعض المندوبين من تنفيذ طلبيات وهمية على إسم صيدليتك لصالح بعض الصيدليات الأخرى 
3- إستبعد المؤسسة من نظام سياسة المرتجعات فهى ليس لها نظام محدد لارتجاع المرتجعات وكذلك
استبعد المخازن (المحروق) من نظام سياسة المرتجعات فهى لا تقبل مرتجعات بتاتا
4- فارما أوفرسيز تقبل المرتجعات المنتهية الصلاحية من ثلاثة أشهر بحد أقصى وبنسبة 1,5 % من قيمة المسحوبات الشهرية 
5- إبن سينا تقبل المرتجعات المنتهية الصلاحية من ستة أشهر بحد أقصى وبنسبة 1,5 %من قيمة المسحوبات الشهرية 
6- المتحدة للصيادلة تقبل المرتجعات المنتهية الصلاحية من ستة أشهر بحد أقصى وبنسبة 2% من قيمة المسحوبات الشهرية 
7- تقبل شركات التوزيع أغلب الأدوية المنتهية الصلاحية ما عدا الأدوية المستوردة مثل قطرات العين لشركة ألكون وثيلوكوزى والإنسولين
8- لا توجد شركات موزعة تقبل ارتجاع أصناف شركات : النيل - الإسكندرية - سكويب - آمون - إيبيكو - سوفيكو – فاركو – كيميفارم - سيد .... مما يفرض على الصيدلى التعامل مع الشركات الأم المصنعة من اجل ارتجاع المرتجعات الخاص بها 
9- تعتبر سياسة المرتجعات متغيرة باستمرار لكل شركة سواء من حيث الأصناف أو التواريخ أو نسبة الإرتجاع
*******************************
(د) التعاملات المالية

من الأخطاء الشائعة التى يرتكبها عديد من الصيادلة الاعتماد فى التعاملات المالية مع الشركات على الشيكات البنكية ويتمثل هذا الخطأ فى الآتى :
1- عدم الإستفادة من الخصم النقدى على الدواء فى حاله محاسبة الشركة نقديا آخر الشهر
2- تشجيع الصيدلى على طلب كميات إضافية من الدواء قد تمثل حمل زائد على طاقة الصيدلية ولا يتناسب مع الحاجة الفعلية لديه
3- إغترار الصيدلى بوجود سيولة مادية مؤقتة وعدم اضطراره إلى محاسبة الشركات بنهاية الشهر مما يؤدى فى كثير من الأحوال إلى تراكم الشيكات والديون عليه إذا لم يحسن الإدارة والتحكم فى مسحوباته الشهرية من الشركات
ولذا يكون من الحكمة أن يتعامل الصيدلى بعدد ثابت من الشيكات بما لا يتعدى شيكين اثنين شهريا وبما يتناسب مع إمكانيات صيدليته الفعلية
******************************* 
(هـ) سياسه البوانص والعروض الخاصة

تلجأ العديد من الشركات إلى إغراء الصيدلى لسحب أعداد وكميات أكبر من الدواء عن طريق شرائح مختلفه للدواء ( البوانص) ولذا يفضل أن يستفيد الصيدلى من تلك السياسة باقل شريحة ممكنة متناسبة مع احتياجات الصيدلية ومعدل سحب الدواء أما إذا أراد الصيدلى أن يطلب شريحة أكبر فعليه أن يكون مدركا لإمكانيات صيدليته فى تحمل هذه الكمية من الدواء حتى لايعتبر مال مركون غير مستفاد منه
******************************* 
(و) مصروفات الصيدلية الأساسية

1-مرتبات الصيادلة والعمال
2-شيكات وفواتير الأدوية والإكسسوارات
3-فواتير الكهرباء والمياه والتليفون
4-إيجار الصيدلية الشهرى (تستثنى الصيدليات التمليك)
5-الضرائب والتأمينات والحى
6-المصروفات النثرية (نظافة – مشاريب – إكراميات - .....)
حاول ضغط المصروفات الشهرية بقدر الإمكان وفى نفس الوقت بدون تقتير لكى ترجح كفة الإيرادات على كفة المصروفات
*******************************
(ز) نظرية كفة الميزان

نقصد بنظرية كفة الميزان النسبة أو الفرق بين الدخل الشهرى المصاريف الشهريه
ففى حال زيادة كفة الدخل عن كفة المصاريف فالفرق هو ربح الصيدلى شهريا
اما فى حاله زيادة كفة المصاريف عن كفة الدخل فالفرق هو خسارة الصيدلى شهريا
هذه النظرية صالحة للتطبيق فى حاله التعامل النقدى وليس بالشيكات (التعامل الآجل)
فى بادىء الأمر عند افتتاح الصيدلية غالبا ما تتعدى المصاريف الشهرية الدخل الشهرى ولا نسميها هنا بالخسارة ولكن نسميها (تحت بند تأسيس الصيدلية) وقد يستمر هذا الأمر لمدة ستة أشهر من بدايه افتتاح الصيدلية وهو أمر طبيعى للغاية فلا تقلق
يبدأ بعد ذلك اقتراب كفة الدخل الشهرى فى المساواة مع كفة المصاريف الشهرية وهذا مؤشر جيد جدا ويدل على أنك تدير صيدليتك بشكل سليم وناجح ويستمر هذا وتتخطى كفة الدخل الشهرى كفة المصاريف الشهريه وهذا معناه أن الصيدلية تربح وأنك على الطريق السليم
ومن الممكن جدا أن يكون دخل صيدليتك اليومى قليل نسبيا ولكن بحسن إدارتك لها وحرصك على ألا تتعدى مصروفاتك الشهرية دخلك الشهرى يمكن أن تتفوق على صيدلية أعلى منك فى الدخل اليومى ولكنها تدار بإسلوب خاطىء بحيث تزيد مصاريفها الشهرية أو توالفها عن دخلها الشهرى
عند بدايه افتتاحك لصيدليتك إحرص على وجود أجندة صغيرة تسجل بها جميع تعاملاتك المالية حيث تعتبر مرجع هام لديك فى أى وقت لتحديد مدى نجاحك فى إدارة صيدليتك إلى أن تكبر الصيدلية وتدخل فيها برنامج الكمبيوتر لإدارة الصيدليات 
*******************************
(ح) جرد تواريخ نهاية الصلاحية

بالنسبة لجرد التواريخ بالصيدليات عليك بالآتى :
إحرص دائما على إجراء جرد تواريخ الدواء بالصيدلية مرة واحدة سنويا وسجلها على الكمبيوتر أو يدويا
هذا سيساعدك كثيرا على سرعة التصرف فى الأدوية التى قاربت صلاحيتها على الإنتهاء
وعند بدايه كل شهر تخرج الأدوية المنتهية الصلاحية لبدء تقسيمها على الشركات لارتجاعها كل شركه حسب سياسة المرتجعات الخاصه بها 
*******************************
(ط) حسابات الصيدليات بعد الجرد

فى حالة عدم وجود برنامج كمبيوتر لإدارة الصيدلية لكون الصيدليه صغيرة (ذات إيراد متوسط) فمن الضرورى وجود أجندة يتم تسجيل الآتى بها : 
1- الايراد اليومى للصيدلية 
2- المصاريف الشهرية مثل مرتبات الصيادلة والعمالة وفواتير الكهرباء والتليفونات والمياه والإيجار (فى حالة كون الصيدليه مستأجرة) والتأمينات الإجتماعية ومجلس المدينة (الحى) ومقابل النظافة وبعض النثريات مثل الورقيات والأكياس ومستلزمات النظافة والمشاريب والتصليحات ومايرد على الصيدلية من مستجدات
كل تلك النقاط يتم تسجيلها فى يوم دفعها منفصلة وليست مجمعة حتى لايختلط عليك الامر
3- مطالبات شركات الدواء
4- مطالبات شركات ومكاتب الإكسسوارات 
5- مصاريفك الشخصية (وذلك فى جزء منفصل فى الاجندة)
6- الدواء المنتهى الصلاحية الذى لا يرتجع ويتم إعدامه ( وذلك فى جزء منفصل فى الاجندة)
7- تقسيم صفحات الأجندة إلى سبعة أيام فى كل صفحة 
8- تجميع الإيرادات والمصاريف فى نهاية كل صفحة (نهاية كل اسبوع)
9 - تجميع الدخل الشهرى وتجميع المصاريف الشهرية فى خلال أيام الشهر كله فى صفحة منفصلة
11- عمل ملخص فى صفحة منفصلة يحتوى على ملخص تعاملاتك الشهرية (مطالبات شركات الدواء قيمتها .... مطالبات شركات الاكسسوارات قيمتها .... المصاريف الشهرية والنثريات قيمتها ..... المصاريف الشخصية قيمتها ..... 

ومن مميزات هذا النظام : 
1- سهولة إلمامك بمدى تقدم الصيدلية وإمكانية إجراء تعديلات معينة فى أى وقت
2- يمكنك من مراقبة مسحوباتك السنوية من كل الشركات
3- يمكنك من تحديد قيمة الزكاة الواجبة عليك 
4- يمكنك من تحديد وجود سرقة فى الصيدلية من عدمه بشرط قيامك أنت بجرد صيدليتك ولن يستغرق هذا أكثر من ست ساعات
5- يمكنك من تحديد مصاريف الصيدلية السنوية ووضع متوسط ثابت
6- يمكنك من تحديد مصاريفك الشخصية السنوية ووضع متوسط شهرى لها 

*******************************
(ى) نقاط هامة جدا فى إدارة الصيدليات

1- إحرص دائما على حمد الله وشكره على ما أنت فيه من نعمة (لئن شكرتم لأزيدنكم) ولا تقارن صيدليتك بما حولها من صيدليات فالرزق معلوم ومقسوم
2- إحرص على حسن العلاقة مع الصيدليات المجاورة وعدم (خطف) الزبائن منهم فهذا مخالف للأخلاق وآداب المهنة
3- إبتسم دائما فى وجه المريض وتذكر أن أفدح خسارة للصيدلية هى خسارة عميل واحد
4- إحرص دائما على توفير أغلب أصناف الدواء الهامة والحيوية والناقصة فى السوق فى صيدليتك فهذا سيجعلها مقصدا لأغلب المرضى حتى ولو كان مكانها بعيدا عن عيادة الطبيب
5- لا تنس أبدا أبدا إخراج زكاة المال الواجبة على صيدليتك فهى من أهم أبواب سعة الرزق ... وحبذا لو أخرجت 5 % من الإيراد اليومى زكاة ثابتة
6- إحرص دائما على نظافة صيدليتك
7- إحرص دائما على الدعاية المتميزة لصيدليتك من إمساكيات وأكياس وكروت ويافطات وإن كان أفضلها جميعا المعاملة الحسنة
8-كن محددا فى وضع سياسة ثابتة لإدارة صيدليتك
9- إحرص دائما على تواجد صيدلى ثان وعمال توصيل فى صيدليتك 
10- إجعل للصيدليه أجازة إسبوعية إن أمكن حتى لا يصيبك الملل والإرهاق 
11- إحرص دائما على تعدد أنواع المنتجات (الإكسسوارات والمستلزمات الطبية) التى تتعامل فيها داخل صيدليتك واعرضها بشكل حسن فأسلوب العرض = نصف البيع
12- تعرف جيدا على هذه المنتجات الجديدة فى السوق وحاول توفيرها قدر الإمكان
13- تعرف جيدا على العميل وما يعترضه من مشكلات (يجب ان يشعر العميل أنك تهتم به اهتماما شخصيا) فهذا مهم جدا لمد جسور الثقة بينكما
14- قدم للعميل المشورة الصحية اللازمة سواء كيفية استعمال دواء أو قراءة تحاليل أو معرفة سعر واستخدام دواء حتى لو لم يكن من عملائك
15- لاترد أى عميل خائبا خاصة لو كان عميلا جديدا أو عميلا لصيدلية أخرى فقد تكسبه بحسن معاملتك .... فعندما يدخل العميل صيدليتك باحثا عن خدمة طبية فأما أن تقدم له المعلومات أو الخدمة بنفسك أو ترشده إلى الطبيب ... تذكر دائما أنك عندما تفى باحتياجات العميل الطبية فإن ذلك يساعد على تكوين سمعة طيبة للصيدلية فى منطقتك
16- إحترم العميل ولا تستهن به أبدا وتذكر دائما أن العميل لن يعود إليك مرة أخرى إذا لم يشعر أنه قد وجد لديك كل اهتمام واحترام